OpenOffice Calc
Mengenali Bagian-Bagian OpenOffice Calc
Perhatikan bagian-bagian pada halaman kerja openoffice Calc, secara garis besar tidak jauh berbeda dengan ms Excel
Toolbars
Dibawah Menu bar secara default ada tiga toolbars: Standard toolbar, Formatting toolbar, dan Formula Bar. Didalam Formatting toolbar, ada 3 kotak, dari sebelah kiri, yaitu; Dafftar Apply Style, Font Name, dan Font Size. kotak ini akan menampilkan setting area yang aktif. Perhatikan gambar dibawah
Formula Bars
Seperti pada gambar dibawah,dari kiri ke kanan adalah Name box, Function Wizard, Sum, dan tombol Function .
- Name Box : Adalah kotak kecil text box disebelah kiri atas, menunjukkan posisi cell yang sedang aktif
- Tombol Function Wizard : dengan mengklik tombol ini, akan membuka kotak dialog daftar fungsi yang tersedia beserta format cara penggunaannya
- Tombol Sum : Berfungsi memasukkan formula penjumlahan kedalam cell, menjumlahkan bilangan pada cell atasnya atau bilangan disebelah kiri apabila tidak ada bilangan diatas posisi cell saat ini
- Tombol Function : Memasukkan tanda samadengan "=" pada cell yang sedang aktif. Artinya cell siap menerima formula.
Sheet Tabs
Pada bagian bawah halaman kerja, ada tab sheet, seperti pada gambar dibawah. Tabs ini berfungsi untuk mengakses masing-masing sheet yang ada pada halaman kerja Anda juga dapat memilih multiple tab sheet dengan menahan tombol [Ctrl+klik kiri]
Status Bar
Urutan berikut dari kiri ke kanan, yaitu;
- Sheet sequence number : Menunjutkan nomor urutan sheet yang aktif saat ini. Urutan nomor sheet tidak ada kaitannya dengan nama pada tab sheet
- Page style : Menunjukkan style halaman yang digunakan pada sheet saat ini. Untuk mengganti style halaman, klik kanan pada field ini, maka akan muncul pilihan page style; anda dapat memilih style lainnya.
Untuk mengedit page style, tinggal mengklik ganda pada field tersebut, maka kotak dialog halaman style akan terbuka
- Insert mode : Klik untuk memilih antara modus Insert dan modus Overwrite ketika mengetik
- Selection mode : Klik untuk memilih antara modus seleksi STD (Standard), EXT (Extend), ADD (Add)dan BLK (Block)
- Unsaved document flag : Apabila dokumen telah/sedang diedit dan belum disimpan, maka akan muncul tanda asterix (*) pada bagian ini
- Digital signature : Apabila ingin memberikan tandatangan digital pada dokumen, double klik pada field ini untuk membuka kotak dialog Digital Signatures.
- Cell atau object information : Menampilkan informasi dari cell/item yang dipilih
- Zoom Slider—Baru di OOo 3.1 : Untuk mengganti besar kecilnya halaman, anda dapat menggeser tombol zoom slider, atau mengklik tanda + atau - pada tanda zoom slider
Konfigurasi Options Calc
Beberapa pengaturan penting yang dapat dilakukan seperti menentukan default lokal/regional, unit dalam inch atau cm, dan default view. Untuk pengaturan option bisa melalui Menu Tools > Options. Akan muncul jendela pengaturan options
Menentukan default lokal language
Sangat penting menentukan default language di openoffice calc, agar data yang diinginkan tetap dalam format lokal secara default. Pada jendela Options, pilih bagian Language Settings sub Language. Tentukan bagian;
- Language of - Locale setting :
- Language of - Default currency : IDR Rp Indonesian
- Language of - Decimal Separator Key : beri tanda centang
seperti gambar dibawah
Menentukan Default satuan Ukur
Untuk menentukan satuan ukur, apakah cm, mm, inch, atau yang lainnya, Pada jendela Options, pilih bagian OpenOffice.org Calc sub General. Tentukan bagian;
- Metrics - Measurement : Centimeter, seperti gambar dibawah
Anda dapat mengatur pengaturan lain juga yang terdapat pada bagian ini
Mengatur tampilan View Jendela kerja
Pengaturan view seperti mengatur jenis icon yang digunakan dan besar kecilnya tampilan icon pada openoffice. Seperti contoh gambar dibawah mengatur ukuran icon pada bagian icon size dan style pilih opsi Small
Formatting Data
Formatting teks yang mengandung banyak kata
Teks yang mengandung banyak kata dapat dimasukkan kedalam sebuah cell menggunakan automatic wrapping atau manual line breaks. Setiap cara digunakan tergantung kondisi masing-masing
Menggunakan automatic wrapping
Untuk mensetting teks menjadi wrap, klik kanan pada cell tersebut, atau sorot seluruh cell yang berisi teks, kemudian klik kanan dan pilih Format Cells (atau dari menu bar, gunakan menu Format > Cells) atau [Ctrl+1]. Pada tab Alignment, dibawah Properties, beri tanda centang pada bagian Wrap text automatically. seperti gambar dibawah
Hasilnya seperti dibawah ini
Menggunakan manual line breaks
Untuk memasukkan line break secara manual ketika mengetikkan teks didalam cell, gunakan [Ctrl+Enter]. Ketika melakukan manual break, lebar cell tidak berubah. Gambar dibawah menunjukkan hasil 2 baris teks setelah dilakukan manual line break
Mengecilkan Teks agar Muat didalam Cell
Ukuran font didalam cell dapat secara otomatis menyesuaikan agar pas. Untuk melakukan ini, pilih opsi Shrink to fit cell didalam kotak dialog format cell. Gambar dibawah menunjukkan hasilnya
Formatting numbers
Beberapa format number dapat diterapkan pada cell dengan menggunakan icons pada toolbar Formatting. Pilih Cell yang diinginkan, kemudian klik pada icon seperti dibawah ini
Anda juga dapat menentukan hal lainnya dengan menggunakan Numbers tab pada jendela Format Cells
Setting bahasa juga berpengaruh pada format number yang diinginkan. Seperti format tanggal dan mata uang. Seperti gambar dibawah
View Calc
Menggunakan Zoom
Gunakan zoom untuk mengganti view memperluas halaman kerja yang dapat dilihat. Pada openoffice 3.1 anda dapat menggunakan zoom slider dibagian kanan bawah. Klik kanan pada bagian nilai persentase zoom untuk melihat zoom view yang tersedia. Seperti gambar dibawah;
Selain itu anda juga bisa mengatur zoom melalui jendela zoom&view layout caranya bisa melalui menu View > Zoom, atau mengklik ganda bagian pojok kanan bawah zoom slider
Freezing (membekukan) Baris dan Kolom
Freezing artinya mengunci sejumlah baris pada posisi atas spreadsheet, atau sejumlah kolom pada bagian atas spreadsheet, atau keduanya. Sehingga ketika melakukan scroll didalam sheet yang banyak datanya, baris atau kolom yang di freeze akan tetap terlihat
Gambar dibawah menunjukkan beberapa baris dan kolom yang telah di freeze (dibekukan). Garis tebal horizontal diantara baris 3 dan 14 dan garis tebal vertikal antara kolom C dan H, menunjukkan daerah yang di-freeze
Anda dapat mengatur titik freeze pada satu bars, satu kolom, atau kedua baris dan kolom seperti contoh dibawah.
Membekukan Satu Baris atau Kolom
- Klik bagian header pada baris dimana anda ingin membekukan atau pada kolom yang ingin dibekukan
- Pilih menu Window > Freeze
Selanjutnya garis hitam yang lebih tebal akan muncul, menunjukkan posisi freeze berada
Membekukan Satu Baris dan Kolom
- Klik pada cell tepat dibawah baris yang yang ingin anda bekukan dan tepat disamping kanan pada kolom yang ingin anda bekukan
- Pilih Window > Freeze
Maka 2 Garis tebal akan muncul pada halaman sheet, satu garis horizontal diatas cell dan satu garis vertikal disamping kiri cell. Anda telah berhasil membekukan baris dan kolom pada spreadsheet
Melepaskan Freeze
Untuk menghilangkan Freeze, baik pada baris atau kolom, pilih menu Window > Freeze untuk menghilangkan tanda centangnya
Split (Memisahkan) Baris dan Kolom
Cara lain untuk melihat halaman adalah dengan cara splitting (memisahkan) memisahkan jendela kerja. Jendela kerja bisa dipisah horizontal, vertikal atau keduanya. Seperti contoh dibawah;
Tujuan memisahkan jendela kerja, bayangkan apabila anda memiliki spreadsheet dengan data yang sangat besar, dan salah satu cell digunakan nilainya oleh formula pada 3 cell lainnya. Dengan menggunakan split screen, anda dapat memposisikan cell yang berisi nilai pada satu bagian, dan dibagian lain pada layar split berisi formula. Ketika anda mengubah angka pada cell yang berisi nilai, anda dapat segera melihat perubahannya pada cell yang berisi formula tersebut
Memisahkan layar secara horizontal
Untuk memisahkan layar secara horizontal:
- Arahkan pointer mouse pada bagian scrollbar vertikal, dikanan layar, kemudian arahkan pada tombol kecil diatas segitiga, seperti gambar dibawah
- Pada bagian atas tombol segitiga terdapat garis tebal hitam. Arahkan pointer mouse pada bagian tersebut, maka akan muncul garis dengan dua tanda anak panah
- Tahan klik kiri tombol mouse maka garis abu-abu akan muncul, seret mouse sampai pada posisi yang anda inginkan. Kemudian lepaskan tombol mouse
- Hasilnya anda akan memiliki jendela kerja yang telah dipisahkan secara vertikal
Memisahkan layar secara vertikal
Caranya sama dengan memisahkan layar secara horizontal Namun posisi garis split vertikal terdapat pada scrollbar dibawah layar sebelah kotak segitiga dibagian kanan
Selain dengan cara menggeser-geser garis split pada scrollbar baik secara vertikal maupun horizontal, anda dapat mengakses perintah split pada menu Window > Split (caranya sama dengan mem-freeze pada bagian sebelumnya)
Menghilangkan Split View
- Double-clik pada garis split yang ada,
- Klik dan geser garis split sampai kembali ke asalnya, diatas segitiga pada scrollbar, atau
- Pilih menu Window > Split. untuk menghilangkan tanda centang split
Page Break Preview
Modus page break preview memudahkan kita melihat batas halaman yang akan dicetak pada kertas. Untuk melihat modus page break gunakan menu View > Page Break Preview
Berikut contoh tampilan halaman dengan modus page break preview. Pada contoh gambar dibawah, halaman 1 yang akan tercetak adalah dari A1 sampai E48
Menambahkan Print Range
Menambahkan print range artinya menambah jumlah halaman yang akan dicetak. Berikut caranya;
- Ubah modus view ke Page Break Preview
- Sorot cell yang ingin kita tambahkan untuk dicetak
- Kemudian klik kanan, pada pop-up menu yang muncul pilih add print range, seperti gambar dibawah
- Berikut contoh hasilnya
Mendefinisikan Print Range
Mendefinisikan print range baru, artinya menghilangkan print range sebelumnya, dan membuat print range baru. Langkah-langkahnya sama dengan yang diatas, namun pada pop-up menu pilih opsi define print range
berikut contoh hasilnya
Mencetak Dokumen Spreadsheet
Print Preview
Sebelum mencetak dokumen, klik tombol print preview pada toolbar utama. Perhatikan gambar dibawah
Untuk mengatur margin halaman sesuai yang anda inginkan, anda dapat menggeser margin slider pada bagian print preview seperti gambar diatas. Selain itu, anda juga dapat mengatur pengaturan mencetak dengan mengklik tombol Format Page, atau melalui menu Format > Page
Format Page, Details, order, dan scale
Print Details
Pada OpenOffice Calc kita dapat menentukan bagian yang akan dicetak atau tidak dicetak. Bagian-bagian yang dapat ditentukan adalah:
- Header pada baris dan kolom
- Menampilkan garis pada sheet
- Catatan
- Object dan gambar
- Grafik
- Object yang dibuat
- Formula-formula yang digunakan
Untuk memilih detail yang akan dicetak;
- Pilih Format > Page. atau melalui tombol Format Page pada halaman print preview seperti contoh sebelumnya
- Pilih tab Sheet
- Pada bagian print, beri tanda check bagian-bagian yang akan dicetak (column and row header, grid, Notes, Object/graphics, dan sebagainya). Selanjutnya klik OK.
Scale (ukuran sheet)
Gunakan scale untuk mengatur besar/kecilnya data yang akan diprint. Namun apabila jumlah data yang dicetak banyak, tentu saja tulisan akan semakin susah dilihat karena semakin kecil. Berikut beberapa pilihan yang dapat digunakan;
- Reduce/Enlarge printout – menguabah ukuran data pada hasil cetak, dapat memperbesar atau memperkecil.
- Fit print range(s) on number of pages – menentukan jumlah halaman yang askan dicetak. Pilihan ini hanya akan memperkecil hasil cetak, bukan memperbesar.
- Fit print range(s) to width/height – menentukan lebar dan tinggi hasil printout pada kertas
Mencetak Baris atau Kolom pada Setip Halaman
Jika sheet di cetak menjadi beberapa halaman karena data yang sangat banyak, anda dapat mengatur baris atau kolom tertentu untuk selalu tercetak pada setiap halaman Sebagai contoh, jika ingin 2 baris teratas pada sheet ingin selalu tercetak pada setiap halaman, berikut langkah-langkahnya;
- Pilih Format >
- Kolom juga bisa berulang; ketiikan kolom yang ingin diulang pada kotak text entry box dibawah Columns to repeat. sebagai contoh, untuk mengulang kolom A, ketika $A didalam list Columns to repeat
- Kemudian klik OK.
Formula, absolut cells
Currency
border
Data Pilot
Berikut adalah beberapa contoh pemanfaatan Data Pilot
Melihat Volume Penjualan
Gambar dibawah adalah contoh menampilkan data secara manual, cuma dengan memanfaatkan fungsi penjumlahan (SUM) saja
Sekarang pertanyaannya bagaimana caranya menampilkan data yang diinginkan dari baris data mentah seperti gambar dibawah
Solusi
Untuk menampilkan data yang diinginkan, berikut langkah-langkahnya;
- Pilih cell A1
- Pilih menu Data > DataPilot > Start dan klik OK
- kotak dialog Data Pilot akan muncul seperti gambar dibawah. Terdiri dari 4 bagian, dan 5 fields yang berbentuk seperti tombol. Field-field ini adalah judul dari kolom data yang anda miliki.
- geser field date ke dalam bagian layout Column
- geser field sales ke dalam bagian layout Data
- geser field category ke dalam bagian layout Row
- kemudian klik More, untuk melihat opsi-opsi lainnya dibagian paling bawah kotak dialog
- Pilih - new sheet - untuk target hasil dari proses data pilot
- Kemudian klik OK
- Pada sheet baru, akan muncul hasil data pilot seperti gambar dibawah. Tapi bagian kolom masih belum terkelompokan berdasarkan bulan
- Untuk mengelompokkan tabel berdasarkan bulan, pilih cell B4, yaitu cell yang berisi data tanggal. Kemudian pilih Data > Group and Outline > Group, kemudian klik OK. Hasilnya sekarang akan dikategorikan berdasarkan bulan
Keuntungan
- Tidak perlu memasukkan nilai satu persatu secara manual, sehingga error dapat diperkecil
- Layout sangat flesibel, dapat meletakkan Months pada fields horizontal dan pada fields vertikal atau kebalikannya
- Dapat menggunakan berbagai macam kemungkinan, contohnya; nilai rata-rata, nilai akumulasi, perbandingan, dan sebagainya
Kita akan mencoba beberapa keuntungan diatas pada contoh dibawah; dimulai dengan hasil yang telah kita peroleh diatas, geser field Date ke kekiri dari Field Category. Sekarang hasilnya akan berbentuk seperti ini; 
Atau untuk menampilkan data seperti gambar dibawah ini, geser field category diatas nilai yang ditampilkan ke dalam cell C3
Juga sangat mudah untuk melihat atau menambahkan hal yang berbeda kedalam data. Sebagai contoh, untuk melihat data berdasarkan negara yang berbeda, lakukan langkah berikut;
- Pilih cell A3 (atau cell manapun yang merupakan bagian dari data pilot)
- Pilih Data > DataPilot > Start, untuk memulai data pilot. Seret field Region kedalam bagian layout Row. Tentukan urutan yang anda inginkan.
- Kemudian klik OK, hasilnya seperti gambar dibawah
Variasi lainnya, anda dapat meliat data berdasarkan nama pegawai (employees) Dengan cara yang sama seperti diatas;
- seret keluar field Region yang telah dimasukkan sebelumnya
- Kemudian seret field Employee kedalam bagian layout Page
- Klik Ok
